ViaIllyrica — sve mogućnosti platforme

Poglavlje 1

Što je ViaIllyrica i kako radi

ViaIllyrica je B2B burza tereta za Istočnu Europu: mjesto na kojem naručitelji prijevoza objavljuju terete, a prijevoznici ih pronalaze i prihvaćaju, uz dokumentaciju, plaćanje preko escrow-a i izračun isplativosti na istom mjestu.

Platforma pokriva cijeli posao, od objave tereta do isplate: objava i pretraga tereta, prihvat ili ponuda, praćenje vožnje, potvrde utovara i istovara PIN-om, automatsko stvaranje CMR-a, transportnog naloga i faktura, plaćanje s zadržavanjem sredstava, sporovi, ocjene partnera i izvještaji o troškovima.

• Naručitelj prijevoza objavljuje teret, bira prijevoznika ili ponudu i plaća prijevoz.
• Prijevoznik objavljuje slobodne kapacitete, prihvaća terete, vozi i šalje lokaciju te potvrđuje utovar i istovar.
• Agent (posrednik) vodi svoje klijente i poslove te prati svoju proviziju i isplate.
• Administrator platforme vodi verifikacije, sporove, isplate i način rada platforme.

Poglavlje 2

Registracija i prvi koraci

Račun se otvara u nekoliko minuta, a posao je moguć tek kad je profil tvrtke dovršen.

1. 1Registrirajte se e-mail adresom i lozinkom ili gumbom za Google te potvrdite kod koji stigne na e-mail.
2. 2Otvorite Profil tvrtke (/company) i upišite naziv, OIB, EU PDV ID, adresu, grad, državu i kontakt. Odaberite ulogu: Naručitelj prijevoza, Prijevoznik ili Oboje.
3. 3Provjerite EU PDV ID u VIES-u. Uspješna provjera omogućuje reverse charge mehanizam za B2B račune.
4. 4Prijevoznik dodaje vozila u Flotu (/fleet) i, za kamionski prijevoz, EU licencu te policu CMR osiguranja.
5. 5Objavite prvi teret (/loads/new) ili slobodan kapacitet (/capacities/new).

Lozinku možete promijeniti poveznicom koju sami pošaljete na svoj račun, a koja vrijedi ograničeno vrijeme. Ako se ne možete prijaviti, upotrijebite opciju Zaboravljena lozinka na stranici prijave.

Poglavlje 3

Profil tvrtke

Profil tvrtke je temelj svih dokumenata i obračuna. Podaci iz profila ispisuju se na nalozima, CMR-u, fakturama i ugovorima.

• Identitet: naziv, vrsta osobe (pravna ili fizička), OIB, EU PDV ID i provjera u VIES-u.
• Kontakt i adresa: e-mail, telefon, web, adresa, grad i država sjedišta.
• Bankovni podaci: banka, IBAN i SWIFT/BIC za isplate i virmanske uplate.
• Vizualni identitet: logotip i virtualni pečat koji se ispisuje na dokumentima.
• Licenca prijevoznika: broj EU licence, država izdavanja, datum isteka i sken licence.
• CMR osiguranje: osiguravatelj, broj police, datum isteka, osigurana svota i preslika police.
• Opseg kombi prijevoza: bez kombija, samo nacionalno, međunarodno ili oboje.

Za fizičke osobe (prijevoznik bez tvrtke) profil prima ime i prezime te osobni OIB, a dokumenti se ispisuju s tim podacima. Ulogu u aplikaciji i dodatne ovlasti mijenja isključivo administrator platforme.

Poglavlje 4

Nadzorna ploča i snalaženje u aplikaciji

Nadzorna ploča je početni ekran nakon prijave i sabirno mjesto za sve što traži vašu pažnju.

• Brojčani pokazatelji: otvoreni tereti, vaši transporti i vozila u floti.
• Najnoviji tereti na burzi i, za prijevoznika, tereti koji odgovaraju vašem profilu.
• Obavijesti o novim ponudama, porukama, promjenama statusa i isteku CMR police.

Lijevi izbornik sadrži sve dijelove aplikacije, a na mobitelu se otvara ikonom izbornika. Gumb Natrag vraća na prethodni ekran. Jezik sučelja mijenja se pri dnu izbornika i vrijedi za cijelu aplikaciju.

Poglavlje 5

Burza tereta — pretraga i pregled tereta

Burza tereta prikazuje otvorene terete svih naručitelja, s pretragom po nazivu, ruti i vrsti robe.

• Filtri: vrsta opreme, država utovara i istovara, datum i status tereta.
• Kartica tereta prikazuje rutu, termin, težinu, palete, tip opreme i cijenu.
• Detalj tereta prikazuje sve podatke, uvjete plaćanja i ponude, te omogućuje prihvat, odbijanje ili slanje ponude.

Javni dio burze dostupan je i bez prijave, u ograničenom obliku. Prihvat tereta i slanje ponude traže prijavu i dovršen profil tvrtke.

Poglavlje 6

Objava tereta

Teret se objavljuje ručnim unosom, unosom gotovog teksta naloga ili uvozom dokumenta iz ERP-a i e-maila.

1. 1Utovar i istovar: mjesto i država, datum i vrijeme. Preporučen format mjesta je poštanski broj i grad, npr. 10000 Zagreb.
2. 2Roba: naziv, vrsta robe, težina, palete, zapremina, utovarni metri (LDM), opasna roba (ADR) i mogućnost slaganja.
3. 3Oprema: kamion ili kombi, tip prikolice ili nadogradnje, hidraulična rampa, dva vozača za express.
4. 4Komercijala: cijena, valuta, uvjeti plaćanja, rok plaćanja i način prijevoza (FTL, LTL, EXPRESS).
5. 5Način prijevoza posla: fiksna cijena, natječaj s rokom za ponude ili licitacija.

Jednostavan unos prima zalijepljeni tekst transportnog naloga ili učitanu datoteku i sam popunjava rutu, termine, težinu, LDM, cijenu i rok plaćanja. Ručni unos ostaje za prikolicu, ADR, natječaj i ostala posebna polja. Nalog iz ERP dokumenta učitava se i dopunjuje ručno prije objave.

Poglavlje 7

Ulazni nalozi — e-mail sandučić i uvoz dokumenata

Svaka tvrtka dobiva vlastitu e-mail adresu na koju šalje transportne naloge; sustav ih pretvara u otvorene terete bez ručnog unosa.

• Adresa za naloge postavlja se u Ulaznim nalozima i izgleda kao naziv-tvrtke@inbound.viaillyrica.com.
• Popis dopuštenih pošiljatelja (pune adrese ili @domene) određuje čije se poruke obrađuju. Prazan popis znači da se nijedan e-mail nalog ne prima.
• Podržani su PDF transportni nalozi, CSV i XML datoteke te tekst u tijelu poruke.
• Parser prvo čita označena polja, a zatim, kad podaci nisu potpuni, AI model dopunjuje polja koja nedostaju.
• Povijest obrade pokazuje status (zaprimljeno, kreirano, duplikat, greška), korišteni parser i poveznicu na nastali teret.

Uz e-mail sandučić, svaka tvrtka ima i ulazni API ključ za slanje naloga iz vlastitog sustava putem API-ja (vidi poglavlje Integracije i API). Ključ vidi samo vlasnik tvrtke i administrator.

Poglavlje 8

Prihvat tereta i slanje ponuda

Prijevoznik teret može prihvatiti po objavljenoj cijeni, odbiti ga ili poslati ponudu sa svojim iznosom i vozilom.

1. 1Otvorite teret i provjerite rutu, termin, opremu i uvjete plaćanja.
2. 2Prihvatite teret po objavljenoj cijeni ili pošaljite ponudu s cijenom, odabirom vozila i napomenom.
3. 3Ponudu na čekanju možete urediti ili ukloniti dok naručitelj ne odluči.
4. 4Naručitelj pregledava ponude i odabirom jedne sklapa transport; ostale ponude se odbijaju.

Za slanje ponude potrebno je vozilo u floti, a za kamionski prijevoz i važeća CMR polica osiguranja te verificiran profil. Teret se može odbiti i bez ponude, uz razlog koji pomaže naručitelju da prilagodi nalog.

Poglavlje 9

Slobodni kapaciteti

Prijevoznik objavljuje prazan kamion ili slobodan utovarni prostor kako bi popunio povratnu turu.

• Mjesto i datum dostupnosti, željena destinacija i država.
• Tip vozila, kategorija (kamion ili kombi), nosivost, zapremina i slobodna paletna mjesta.
• Oprema poput hidraulične rampe i cijena (prazno polje znači „na upit“).
• Status kapaciteta: slobodno, rezervirano ili zauzeto.

Naručitelji pretražuju kapacitete po ruti, državi, datumu i tipu vozila, a iz kapaciteta mogu izravno kontaktirati prijevoznika.

Poglavlje 10

Live Load Board i karta burze

Live Load Board prikazuje nove terete u stvarnom vremenu, a karta burze stvarne pozicije vozila u vašim aktivnim transportima.

• Novi tereti pojavljuju se bez osvježavanja stranice, s oznakom rute i cijene.
• Karta prikazuje zadnje poslane lokacije vozila s vremenskom linijom kretanja.
• Lokacije šalje prijevoznik iz detalja transporta ili ih preuzima GPS oprema vozila.

Poglavlje 11

Moji transporti — praćenje, PIN potvrde i troškovi

Moji transporti sadrže sve poslove sklopljene kao naručitelj ili prijevoznik, sa statusima ugovoreno, u tijeku, završeno i otkazano.

1. 1Prijevoznik pokreće vožnju i po potrebi šalje lokaciju gumbom Pošalji lokaciju (koristi GPS uređaja).
2. 2Na utovaru prijevoznik pokazuje svoj PIN (ili QR kod), a naručitelj ga upisuje u transport kao potvrdu preuzimanja robe.
3. 3Na istovaru primalac pokazuje svoj PIN, a prijevoznik ga upisuje kao potvrdu isporuke.
4. 4Prijevoznik dodaje troškove (gorivo, cestarina, tunel, prijelaz, ostalo) koji ulaze u izvještaje.
5. 5Po završetku obje strane potvrđuju isporuku i mogu ocijeniti partnera ocjenom i komentarom.

PIN-ovi su različiti za utovar i istovar i vidi ih samo strana koja ih pokazuje: PIN utovara vidi prijevoznik, PIN istovara vidi naručitelj. Time se izbjegava da jedna strana potvrdi obje radnje. Svaka promjena statusa bilježi se s vremenom, a uz transport se čuvaju dokumenti, CMR ispravci i zapis troškova.

Poglavlje 12

Plaćanje, escrow i isplate

Postavke plaćanja određuju kako naručitelj plaća i kako prijevoznik prima novac.

• Bankovni podaci: banka, IBAN i SWIFT/BIC za virmanske uplate i isplate.
• Escrow: sredstva se zadržavaju do potvrde isporuke, a broj dana automatskog oslobađanja određuje rok nakon CMR/POD potvrde.
• Kartično plaćanje ide preko sigurne platne stranice; nakon uplate u transportu se prikazuje status sredstava.
• Bankovni virman: umjesto poveznice dobivate upute za uplatu, IBAN i poziv na broj koji veže uplatu s teretom.
• Izravna uplata (beta): naručitelj plaća prijevozniku izravno, a obje strane potvrđuju uplatu u transportu.
• Prijevoznik može povezati vlastiti račun za automatske isplate i pratiti status isplate u transportu.

Provizija servisa obračunava se po degresivnoj stopi: 2,85 % do 2.000 EUR vrijednosti vožnje i 2,15 % iznad toga, na protuvrijednost u eurima. Uz transport i fakturu uvijek se iskazuje iznos bez PDV-a i pripadajući porez, a za B2B transakcije unutar EU s važećim VIES ID-om primjenjuje se reverse charge.

Poglavlje 13

Sporovi, prijave i ocjene

Kad posao ne prođe po dogovoru, spor je kontrolirani put do odluke i, po potrebi, do povrata sredstava.

• Spor se otvara iz detalja transporta uz razlog i kategoriju: kašnjenje, oštećenje, manjak, nepodudarnost ili drugo.
• Dokazi se prilažu kao fotografije oštećenja, CMR teretni list, potpis skladištara i slično.
• Sredstva iz escrow-a ostaju zadržana dok administrator ne donese odluku — oslobađanje prijevozniku ili povrat naručitelju.
• Sumnjiv sadržaj, lažni teret ili neprimjereno ponašanje prijavljuju se gumbom Prijavi; ishod prijave stiže kao obavijest.
• Nakon završenog transporta partnera ocjenjujete ocjenom od 1 do 5 i komentarom; ocjene ulaze u provjeru vjerodostojnosti.

Poglavlje 14

Dokumentacija — nalog, CMR, TIR i fakture

Dokumenti nastaju iz podataka transporta i preuzimaju se u PDF-u, s logotipom i virtualnim pečatom tvrtke.

• Ugovor o prijevozu i transportni nalog.
• CMR tovarni list, koji nastaje spajanjem tereta i prijevoznika i ispunjava se na utovaru.
• TIR dokument i carinska deklaracija za transporte izvan EU.
• Pakirna lista i otpremnica, s mogućnošću unosa stavki.
• Fakture: transportna, agentna i provizijska, uz e-račun u XML obliku (UBL 2.1) gdje je potreban.
• POD / potvrda isporuke, koju prijevoznik učitava kao dokaz dostave.

Dokumenti se generiraju iz detalja transporta (Transporti → odabir transporta → dokumenti), arhiviraju se u Dokumentaciji i čuvaju najmanje pet godina. Uz svaki dokument vidi se status transporta na koji se odnosi. Ispravke CMR-a bilježe se u zapis ispravaka, pa je vidljivo što je i kada promijenjeno. Uzorke svih dokumenata možete pregledati na stranici pregleda dokumenata.

Poglavlje 15

CMR osiguranje i verifikacija prijevoznika

Polica odgovornosti cestovnog prijevoznika uvjet je za kamionski prijevoz na platformi i temelj povjerenja naručitelja.

• U profilu tvrtke unose se osiguravatelj, broj police, datum isteka, osigurana svota po štetnom događaju (npr. 50.000, 100.000 ili 250.000 EUR) i preslika police.
• Nakon provjere profil dobiva oznaku Verificiran CMR osiguranjem i prikazuje iznos pokrića.
• Petnaest dana prije isteka stiže obavijest, a po isteku prihvaćanje kamionskih tereta staje do prilaganja nove police.
• Za kombi polica nije zakonski obvezna: nacionalni kombi do 3,5 t radi bez nje, a međunarodni kombi iznad 2,5 t traži licencu i tahograf. Kombi policu može priložiti dobrovoljno.
• Provjera tvrtke procjenjuje vjerodostojnost partnera preko VIES-a, ocjena i povijesti transporta prije suradnje.
• Traženje osiguravatelja pomaže pronaći nadležni registar i kontakt osiguravatelja za provjeru police.

Po CMR konvenciji naknada je ograničena na 8,33 SDR po kilogramu bruto, otprilike 10 do 11 EUR po kilogramu. Kargo osiguranje pune vrijednosti robe, za skupu robu, ugovara nalogodavac po želji.

Poglavlje 16

Flota vozila

Vozila u floti određuju koje terete prijevoznik može prihvatiti i koje ponude može poslati.

• Kategorija (kamion ili kombi), tip nadogradnje i prikolice, registracija i marka.
• Nosivost, zapremina, broj paleta i dimenzije sanduka te stražnjih i bočnih vrata.
• Oprema: hidraulična rampa, GPS praćenje, bočni utovar, tahograf, express vožnja, režim hlađenja.
• Cijena po kilometru i minimalna cijena za automatski izračun u kalkulatoru.
• Status vozila: dostupno, zauzeto ili na održavanju.

Uz vozilo se pamti i zadnja poznata lokacija te preostalo vrijeme vožnje, što pomaže kod uparivanja tereta s vozilom u blizini.

Poglavlje 17

Partneri, poruke, sastanci i obavijesti

Poslovni odnosi vode se unutar platforme: direktorij partnera, izravne poruke s prijevodom, sastanci i obavijesti.

• Direktorij partnera prikazuje naručitelje i prijevoznike s oznakama verifikacije i ocjenama; partnere možete spremiti u omiljene i dodati bilješku.
• Poruke idu samo odabranom registriranom primatelju i mogu se automatski prevesti na jezik primatelja.
• Sastanci se zakazuju s naslovom, sudionicima, vremenom i lokacijom, a mogu se povezati s transportom i kalendarom.
• Obavijesti stižu pri novoj ponudi, poruci, promjeni statusa transporta, uplati i prije isteka CMR police.

Poglavlje 18

AI alati i pomoć

Nekoliko asistenata ubrzava svakodnevni rad i smanjuje greške u dokumentaciji.

• Status asistent odgovara na pitanja o statusu i lokaciji vaših transporta.
• CMR asistent provjerava jesu li podaci za CMR potpuni i provjerava PDV ID partnera u VIES-u.
• Provjera tvrtke procjenjuje vjerodostojnost tvrtke prije sklapanja posla.
• AI pomoć je razgovor unutar aplikacije koji odgovara na pitanja o korištenju, a vidi samo opcije za koje imate ovlasti.
• Video vodič prolazi kroz ključne radnje u koracima, s animiranim prikazom ekrana.

Poglavlje 19

Kalkulator isplativosti i financijski izvještaji

Kalkulator pokazuje zaradu prije nego što prihvatite posao, a izvještaji pokazuju kako posao stvarno stoji.

• Kalkulator isplativosti procjenjuje gorivo, cestarine, tunelarine, vozača i ostale troškove te izračunava neto dobit i maržu za rutu.
• Troškovne stavke (cestarina, tunel, trajekt, prijelaz) mogu se dodavati i uređivati pojedinačno, uz automatski povučene podatke o ruti.
• Financijski dashboard prikazuje prihode, isplate, operativne troškove i stanje po transportima.
• Izvještaj troškova filtrira troškove po periodu, vozilu i vrsti troška te ih izvozi za knjigovodstvo.
• Analiza profita prikazuje maržu i trend dobiti po rutama i razdobljima.

Poglavlje 20

Agent dashboard

Ako vas administrator postavi kao agenta, dobivate zaseban pregled poslovanja s vlastitim klijentima i provizijom.

• Dodijeljeni poslovi, klijenti i bilješke o klijentima.
• Obračun provizije po poslu i razdoblju, uz pregled isplata.
• Zahtjev za isplatu iz vlastitog salda i pregled povijesti isplata.
• Prigovor na obračun koji ne odgovara stvarnom stanju.

Agent prihvaća uvjete rada prije prvog korištenja, a identitet se provjerava kroz verifikaciju. Provizija agenta uvijek je iskazana odvojeno od provizije servisa.

Poglavlje 21

Integracije i API za ERP sustave

Nalozi se mogu slati iz vlastitog ERP-a, TMS-a ili burze tereta, a statusi se vraćaju kroz događaje.

• REST API v1 prima naloge s vlastitim API ključem tvrtke u zaglavlju, uz deduplikaciju po vanjskom broju naloga.
• Uz nalog se vraća obračunata provizija (model, stopa, cijena, iznos provizije i ukupno) te podaci potrebni za plaćanje.
• Provjera statusa radi po našem broju, broju objave ili vašem vanjskom broju naloga.
• Push događaji šalju se na vaš HTTPS URL uz potpis koji provjeravate HMAC-SHA256 algoritmom; događaji su najava, utovareno, u tranzitu, isporučeno i otkazano.
• Grupni uvoz prima CSV, XML, JSON i PDF, a rezultat vraća broj kreiranih i neuspjelih naloga s razlozima.
• Dokumentacija sadrži preslikavanje statusa na SAP TM izvršne kodove i preporuku formata lokacija.

Developerski portal objašnjava sve korake uz primjere poziva, a integracijska specifikacija se preuzima u tekstualnom obliku i dijeli s vašim IT timom ili dobavljačem ERP-a.

Poglavlje 22

Godmode — kontrolni centar platforme

Godmode je administracijsko sučelje dostupno isključivo vlasniku i ovlaštenim administratorima.

• Aplikacija: način rada (beta ili službeni), naplata naknade i podaci vlasnika platforme koji se ispisuju na dokumentima.
• Ovlasti: dodjela i ukidanje administratorskih prava te pristupa naprednim dijelovima pomoći.
• Integracije: B2B i ERP partneri, mapiranje polja, test SAP i SFTP veze.
• Agenti: kreiranje agenata, stope provizije i isplate.
• Knjiga plaćanja: primitak sredstava, SEPA nalog za isplatu i usklađivanje s bankom.
• Verifikacije: pregled i odobravanje verifikacije prijevoznika, osiguravatelja i dokumenata.
• Prijave i sporovi: pregled prijava sadržaja i odlučivanje o sporovima.

Poglavlje 23

Sigurnost računa, jezik i pretplata

Pregled aktivnosti, promjena lozinke i jezik sučelja na jednom mjestu.

• Sigurnost prikazuje podatke računa i ulogu te omogućuje slanje poveznice za promjenu lozinke.
• Sesije se mogu pregledati i odjaviti, uključujući odjavu na svim uređajima.
• Jezik sučelja mijenja se pri dnu izbornika; dostupno je dvadesetak jezika, a dokumenti podržavaju engleski, njemački, francuski i hrvatski.
• Prijava na newsletter i obavijesti e-poštom može se u svakom trenutku povući poveznicom za odjavu.

Poglavlje 24

Najčešća pitanja i rješavanje problema

Kratki odgovori na situacije koje se ponavljaju.

Ne mogu prihvatiti kamionski teret.

Provjerite je li profil tvrtke dovršen, je li vozilo u floti i je li CMR polica važeća te je li profil verificiran.

Teret iz e-maila nije nastao.

Provjerite je li pošiljatelj na popisu dopuštenih i sadrži li nalog jasno mjesto utovara i istovara. Detalj greške stoji u povijesti obrade.

Ne vidim uplatu naručitelja.

Kod kartičnog plaćanja provjerite status sredstava u transportu, a kod virmana je za povezivanje potreban točan poziv na broj.

Nedostaje CMR ili faktura.

Dokumenti se stvaraju iz detalja transporta; ako transport nije sklopljen s prijevoznikom, CMR još nema osnove.

PIN se ne prihvaća.

Utovarni PIN upisuje naručitelj prema prikazanom PIN-u prijevoznika, a istovarni prijevoznik prema PIN-u primatelja. Provjerite koja je strana na potezu.

Ne mogu otkazati uplatu.

Nakon potvrde isporuke otkazivanje nije moguće; otvorite spor i administrator će odlučiti o sredstvima.

Dokumenti imaju pogrešan podatak.

Ispravite podatak u profilu tvrtke ili u transportu; novi dokumenti povlače ispravljene podatke, a ispravci CMR-a ostaju zapisani.

Poglavlje 25

Podrška i pravni okvir

Kome se obratiti i gdje su uvjeti poslovanja.

• Kontakt stranica služi za pitanja o računu, dokumentaciji i plaćanju.
• Uvjeti poslovanja i Politika privatnosti opisuju prava i obveze te način obrade podataka.
• Stranica O nama donosi podatke o platformi i načinu rada.
• Podaci vlasnika platforme (naziv, OIB, sjedište, kontakt) istaknuti su u podnožju svake javne stranice.